1.الهدف
تحدد هذه السياسة دورة حياة البيانات والحسابات في منصة درب من الإنشاء وحتى الأرشفة أو الإتلاف، بما يحقق الحد الأدنى من الاحتفاظ ويمنع بقاء البيانات دون حاجة.
2.مبادئ الاحتفاظ
يرتبط كل نوع من البيانات بغرض واضح ومدة احتفاظ مبررة. ولا يحتفظ بالبيانات لمجرد احتمال الحاجة المستقبلية، ويمدد الاحتفاظ فقط عند وجود التزام نظامي أو تعاقدي أو نزاع أو طلب حفظ مشروع وموثق.
3.بيانات الحسابات
تحتفظ بيانات الحساب النشط طوال مدة الحاجة التشغيلية والعلاقة مع المدرسة أو الدار أو الجهة التعليمية، ثم تقيد أو تغلق وفق تعليمات الجهة والالتزامات النظامية.
4.السجلات التعليمية والتشغيلية
تحتفظ السجلات التعليمية والتشغيلية للمدة التي تحددها الجهة التعليمية وفق احتياجاتها والأنظمة والتعليمات المطبقة، ثم تعاد أو تحذف أو تجعل مجهولة الهوية بحسب الحالة. وعند انتهاء العقد مع الجهة التعليمية، تُتاح لها بناءً على طلبها نسخة كاملة من بياناتها بصيغة قابلة للاستخدام، ثم تُحذف بياناتها كافة من الأنظمة التشغيلية خلال 30 يوماً من انتهاء العقد. أما ملفات التصدير (Excel وغيرها) التي تنشئها الجهة التعليمية من المنصة فتُحذف آلياً من خوادم المنصة خلال نحو ساعة من إنشائها.
5.سجلات الأمن والدعم
تحتفظ سجلات الدخول والأمن للمدة اللازمة للحماية والتحقيق والامتثال، وتراجع دورياً. كما تحتفظ تذاكر الدعم والمراسلات للمدة اللازمة لإغلاق الطلب وإثبات معالجته، ثم تحذف أو تقلل بياناتها عند انتهاء الحاجة. ويُحتفظ بسجل التدقيق الخاص بكل جهة تعليمية، الذي يقيّد كل تعديل على بياناتها الأساسية، داخل قاعدة بياناتها طوال مدة العقد، ويُحذف مع بياناتها عند حذفها بعد انتهاء العقد.
6.النسخ الاحتياطية
تُنشأ للبيانات نسخ احتياطية يومية يُحتفظ بها 30 يوماً، ونسخ شهرية يُحتفظ بها 12 شهراً، ثم تُزال آلياً عند انتهاء دورتها. وتكون جميع النسخ الاحتياطية مشفّرة، ولا يُحفظ مفتاح فكّ تشفيرها على أي خادم، وتُختبر قابلية استعادتها آلياً، وتُخزَّن داخل المملكة في منطقة الرياض. وبناءً على ذلك، قد تبقى البيانات المحذوفة من الأنظمة التشغيلية في النسخ الاحتياطية المشفّرة، غير المستخدمة تشغيلياً، مدة لا تتجاوز 12 شهراً ثم تُزال نهائياً.
7.السجلات التجارية
تحتفظ العقود والفواتير والسجلات التجارية والمالية وفق المدد النظامية المطبقة على مؤسسة درب حلول وارتقاء.
8.إدارة الحسابات والصلاحيات
تنشأ الحسابات بأقل صلاحيات لازمة. وتراجع الصلاحيات عند تغير الدور أو الجهة أو الصف أو الحلقة، وتوقف الحسابات غير المستخدمة أو المنتهية العلاقة وفق إجراء موثق. ولا يعاد استخدام حساب شخص سابق لشخص آخر بطريقة تؤدي إلى اختلاط السجلات. وتنتهي جلسات الدخول آلياً: لمشغّلي المنصة بعد 30 دقيقة من الخمول، ولموظفي الجهة التعليمية بعد 12 ساعة، وللطلاب وأولياء الأمور بعد 30 يوماً من الخمول وبحد أقصى 90 يوماً، ويلزم بعدها تسجيل الدخول مجدداً.
9.انتهاء علاقة المستفيد أو الموظف
عند انتقال طالب أو مستفيد أو تخرجه أو انتهاء علاقة موظف أو معلم أو محفظ، تحدد الجهة التعليمية ما يلزم من نقل أو أرشفة أو حذف وفق الغرض والمتطلبات النظامية، وتقيد المنصة الوصول عند انتهاء الصلاحية التشغيلية.
10.طلبات الحذف
تقيم طلبات الإتلاف أو المحو وفق صفة مقدم الطلب، ودور الجهة التعليمية كجهة تحكم، والاستثناءات والالتزامات النظامية. ولا ينفذ حذف يؤدي إلى مخالفة التزام نظامي واجب.
11.أساليب الإتلاف
يكون الإتلاف بطريقة تمنع استعادة البيانات بصورة عملية، مثل الحذف الآمن من قواعد البيانات والتخزين، وحذف ملفات النسخ الاحتياطية المشفّرة عند انتهاء دورة احتفاظها المبينة في القسم 6، أو إتلاف الوسائط. ويمكن استخدام إخفاء الهوية عندما يحقق الغرض ويمنع إعادة التعرف وفق الضوابط المناسبة.
12.التعليق القانوني
إذا وجدت مطالبة أو نزاع أو تحقيق أو التزام نظامي يقتضي الحفظ، يجوز تعليق الإتلاف للبيانات ذات الصلة فقط حتى زوال سبب التعليق، مع توثيق السبب والنطاق والمدة.
13.التحقق والمسؤوليات
تحتفظ منصة درب بسجل مناسب لعمليات الإتلاف الجوهرية وتراجع جداول الاحتفاظ دورياً. ويتولى مالك النظام اعتماد السياسة، والفريق التقني تنفيذ إجراءات الحذف والنسخ الاحتياطي، والجهة التعليمية إصدار التعليمات المتعلقة ببياناتها.
14.المراجعة
تراجع هذه السياسة دورياً وعند تغير الأنظمة أو أنواع البيانات أو الاستضافة أو الموردين أو وظائف المنصة.
15.بيئة التجربة وطلبات التجربة والبرنامج
تُنشأ لكل جلسة تجربة للمنصة قاعدة بيانات مؤقتة مستقلة تُحذف آلياً عند انتهاء الجلسة. وتحتفظ منصة درب ببيانات طلبات التجربة أو طلبات البرنامج المقدمة عبر الموقع، بوصفها جهة تحكم لها، مدة 12 شهراً من آخر تواصل مع مقدم الطلب، ثم تحذفها، ما لم يوجد سبب للتعليق وفق القسم 12 أو تنشأ علاقة تعاقدية تُحفظ بموجبها بياناتها ضمن السجلات التجارية وفق القسم 7.
بيانات التواصل
الموقع الإلكتروني: darbone.sa
البريد الإلكتروني: info@darbone.sa
خدمة العملاء: 0555784120